Agile? In 4 fasen naar een wendbare organisatie

Het valt voor organisaties niet altijd mee om social media goed in te zetten. ‘Door strategisch gebruik te maken van social media, ontstaat een platte, wendbare organisatie.’ Margot van der Stap vertelt hoe je in 4 fasen social media inbedt in organisaties. Zij is enterprise social media- en communitymanager bij de rijksoverheid, multinationals en universiteiten.

1 Losse initiatieven

Allereerst inventariseert Van der Stap hoe de communicatie nu geregeld is, de nulfase. Welke losse initiatieven zijn er? Deelt de HR-afdeling bijvoorbeeld vacatures via LinkedIn? ‘De communicatieafdeling heeft in deze fase nog geen beleid of strategie. Waarom zegt de HR-manager: “Ik begin zelf wel wat.” Zo gaan er op verschillende plekken in de organisatie initiatieven groeien. Op dat moment word ik gebeld: “We hebben een strategie, een doorkijkje naar de toekomst nodig om social media effectief in te zetten.” Bij de inventarisatie gaat Van der Stap zo snel mogelijk van de communicatieafdeling af. ‘De klantenservice is heel belangrijk: Wie zitten daar? Wanneer hebben zij een leuke dag? Hoe is de webcare geregeld?’

2 Voorbeelden

Vervolgens brengt Van der Stap de organisatie in de beginnersfase. ‘Ik begin klein, met de initiatieven die er al zijn als voorbeeld voor andere afdelingen. Deze beweging maken we groter en ik benoem verantwoordelijkheden.’

3 Intern netwerk ontstaat

Zo komt de organisatie in de volwassenfase, met een strategie. ‘De organisatie maakt dan bijvoorbeeld gebruik van webcare op de klantenservice, van storytelling en interne sociale netwerken.’ Er ontstaat haast vanzelf meer samenwerking tussen de afdelingen en een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid. ‘Ook ontstaat er een intern netwerk naast de formele structuur. Deze veranderingen kunnen een schok teweegbrengen: de oude organisatiestructuur werkt namelijk niet meer! Door strategisch gebruik te maken van social media, ontstaat dus een platte, wendbare organisatie.’

4 Agile organisatie

Dan is de organisatie in de laatste fase, die van de agile organisatie. ‘Er is een gedeeld gevoel van efficiency, de organisatie maakt meer winst, is wendbaar en er is overzicht.’ In plaats van zenden zullen medewerkers vooral luisteren naar klanten. ‘Je moet het reactieve vermogen goed op orde hebben, dus goed afspreken wie waarvoor verantwoordelijk is. Dan kun je proactief communiceren.’