HowTo Eventplanner.net ‘Zo overtuig je je team van eventtechnologie’

Het is niet altijd gemakkelijk om gewoontes te doorbreken en je aan te passen aan een nieuwe manier van werken. Wanneer mensen weten wat voor hen werkt en daar een vaste routine in hebben, kan het moeilijk zijn om nieuwe tools te omarmen – zelfs als die hun werk efficiënter zouden maken. Een stappenplan opgetekend door platform Eventplanner.net. 

Eventprofessionals en technologie: zegen én frustratie

Dat geldt des te meer voor eventprofessionals en hun teams, die het soms uitdagend kunnen vinden om mee te blijven met de voortdurende ontwikkeling en toenemende complexiteit van digitale oplossingen. Technologie kan een zegen zijn, maar ook een frustratiebron wanneer je een event organiseert of uitvoert. De snelle evolutie van eventplanning- en marketingplatformen leidt dan ook regelmatig tot strubbelingen.

Waarom teams vasthouden aan oude gewoontes

• Mensen geven vaak de voorkeur aan handmatige processen, omdat ze dat gewend zijn.

• Nieuwe technologie vergt tijd om te leren en te begrijpen.

• Gebrek aan kennis over integratie in de workflow leidt bijna altijd tot frustratie.

Het is dus niet vreemd dat nieuwe eventtechnologie omarmen voor veel mensen, inclusief jouw team, een uitdaging vormt. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je hen overtuigt om wél met technologie aan de slag te gaan – zodat hun werk lichter wordt en hun productiviteit stijgt.

Vijf slimme stappen om je team mee te krijgen

1. Breng de pijnpunten scherp in beeld

Plan een operationele meeting en bespreek de obstakels waar je medewerkers tegenaan lopen. Vraag welke oplossingen ze al geprobeerd hebben en wat de resultaten waren. Blijven de problemen bestaan? Analyseer dan samen de negatieve impact op de ROI van het event en toon duidelijk de voordelen van een oplossing.

2. Verkoop de winst van automatisering

Benadruk tijds- en werkbesparing. Leg uit hoe digitale systemen workflows versnellen en knelpunten elimineren.
Voorbeeld: in plaats van handmatig netwerkwensen van deelnemers te verzamelen, kan een eventplatform dit automatisch doen. Dat creëert tijd voor belangrijkere taken.

3. Verbind technologie aan groei en ambitie

Plaats technologie in de context van de bedrijfsvisie. Als groei en innovatie kernwaarden zijn, maak dit dan duidelijk in je interne communicatie. Zo bereid je je team mentaal en professioneel voor op verandering.

4. Maak leren laagdrempelig en leuk

Weerstand komt vaak voort uit angst voor het onbekende. Organiseer daarom een leertraject of mini-bootcamp, zodat je team zich gesteund voelt en de drempel lager wordt. Eventplanner.net biedt bijvoorbeeld certificaten via de online academy, wat een extra motivatie kan zijn.

5. Geef je team een stem in de keuze

De input van je team is cruciaal. Hun inzichten helpen bij de keuze van de juiste tool, en door hen te betrekken vergroot je draagvlak en betrokkenheid. Zo voelen ze zich mede-eigenaar van de beslissing.

Ervaart jouw team weerstand bij het omarmen van eventtechnologie? Dan ligt het probleem vaak bij de interne communicatie.

• Luister eerst: wat zijn hun uitdagingen en angsten?

• Toon de meerwaarde: leg helder uit wat technologie oplevert.

• Betrek je team: geef hen een stem in beslissingen.

• Wees transparant over je groeivisie: gebruik spanning als kans om samenwerking te versterken.