Geen e-mail, durven we dat?

 

Binnen veel bedrijven is het eigenlijk de tegenpool van productiviteit, het “moeten” lezen van e-mail. Per dag krijgen de meesten van ons een groot aantal mailtjes en we zijn nou eenmaal zo dat we ze graag allemaal willen lezen. En dan het beroemde geluidje dat er weer een mailtje binnen is gekomen. Onze hersenen slaan op tilt en we willen het lezen. Maar is het in deze tijd eigenlijk wel nodig? 

E-mailterreur
Hoeveel mails krijgen jullie per dag binnen? Juist, dat zijn er veelal meer dan je denkt. Uit dit onderzoek, http://bit.ly/Qw1o6r, blijkt dat we gemiddeld 33 mails per dag krijgen. 33 keer dat we gestoord kunnen worden. Als je verder in het onderzoek leest, is het bedrijfsleven veel tijd, en daardoor geld kwijt aan het zoeken van informatie. Dit bedrag kan behoorlijk oplopen, € 1853,– per jaar per werknemer. Nu denk ik dat de meesten van ons van deze 33 mails nog niet eens schrikken en blij zijn als ze er 33 per dag ontvangen. Als dan nog eens blijkt uit Amerikaans onderzoek dat e-mail ons eigenlijk veel stress oplevert, http://yhoo.it/QvWN4r, dan denk ik dat het tijd wordt voor een algehele bezinning op het gebruik van e-mail.

Jongere generatie
De jongere generatie is nog wel opgegroeid met e-mail maar vindt deze communicatievorm eigenlijk passé. Als je weet dat meer dan 95% van de mails door hen eigenlijk niet meer gelezen wordt, omdat ze het ballast vinden, http://bit.ly/Qw5hZc, is het begrijpelijk dat ze e-mail niet meer zien zitten op de manier zoals de huidige generatie het nog gebruikt. De jongere generatie gaat steeds meer via diverse kanalen met elkaar communiceren. Ze gebruiken Facebook, Twitter, Whatsapp en andere kanalen om met elkaar te communiceren en elkaar te informeren. Gaat dit toenemen? Jazeker, er zullen meerdere communicatiestromen komen die naast elkaar gebruikt gaan worden. Voor de oudere generatie komt dit (soms) verwarrend over, maar de jongeren weten niet beter. Zij weten het zeer goed naast elkaar te gebruiken.

Zonder email
Er wordt mij in het kader van Social Media wel eens gevraagd waar ik ’s-ochtends als zzp’er mee begin. Voor mij een duidelijke keuze, dat is Social Media. Ik scan dit af naar nieuws van mijn “vrienden” en eventueel het laatste nieuws. Ik ga door een aantal artikelen heen en die deel ik en ik heb voor mij zelf weer het gevoel dat ik een stuk meer weet dan gisteren. Klopt dit? Voor mij wel, want mijn kennis wordt niet gevoed door de mails die ik krijg, maar door wat ik zie en ervaar via mijn sociale kanalen. Ik ervaar dit als een verrijking.

Pas later open ik de mailbox en ga lezen wat daar in zit en waar ik eventueel op moet reageren. Het beroemde geluidje, als er weer mail is binnengekomen, doet mij ook steeds minder.

Voor mij is Social Media een belangrijke bron van informatie. Iets wat ik met veel plezier lees en waar ik meer kennis vandaan haal. Als ik dat aan bedrijven vertel waar nog steeds een e-mailcultuur heerst, dan bevatten ze dat niet. Op de vraag of ze zonder e-mail kunnen, wordt veelal zeer stellig geantwoord, neen! Als ik dan vraag of het wat minder zou kunnen worden, krijg ik veelal te horen, graag!

Moeten we e-mail dan in een keer uitbannen? Ik denk van niet. Maar er zijn tegenwoordig ook zeer goede en interessante bronnen van informatie die een hoop e-mail kunnen doen verminderen. Neem alle platformen die er zijn. We kunnen elkaar via afgesloten groepen of andere manier ook goed informeren. Scheelt weer een e-mail met een aantal CC’s. We kunnen ook via een platform als Yammer of Jive communiceren, maar ook eigen gebouwde interne platformen kunnen de informatiestromen alleen maar verbeteren en prettiger maken.

In het mooiste geval zijn er systemen die de bronnen van de sociale media koppelen aan de CRM systemen. Dit geeft een zeer intensieve workflow van relevante informatie maar dan direct gekoppeld aan de juiste personen. Hiermee wordt, als het goed wordt toegepast, elk informatie item een belangrijke. Tevens is hiermee big data direct goed terug te koppelen. Dan wordt de informatie die real-time voor handen is direct goed gebruikt en wordt er niet meer naar veel informatie gezocht. Dus veel minder tijd- en geldverlies.

No-mail
Kunnen we het ons al voorstellen? Geen email meer? Ik denk dat als bedrijven zich meer richten op een goede informatiestroom binnen de bedrijven, het gebruik van e-mail sterk teruggedrongen kan worden. Ik weet wel zeker dat vele medewerkers dat zullen toejuichen. Ik wil de bedrijven dan ook op het hart drukken te kijken naar hoeveelheid e-mail per dag en dit eens terug dringen en te gaan werken met Social Media als data stroom.

Voor wie meer wil weten of het zonder e-mail kan, dan is dit een interessante video. Een medewerkers van IBM vertelt hoe hij zonder e-mail werkt en via Social Media zijn werk zeer goed kan uitvoeren; http://bit.ly/Pqq7Jf.

Hebben jullie andere gedachtes? Dan hoor ik ze heel graag. Via mail reageren mag maar ik denk dat directe reactie sneller gaat.