Veel organisaties bestaan uit slimme mensen met goede bedoelingen. Toch lopen bedrijven vaak vast in interne conflicten, trage besluitvorming en slechte samenwerking tussen afdelingen. Verkoop wil sneller leveren, productie wil rust en efficiëntie, finance wil kosten besparen en IT probeert alles technisch werkbaar te houden. Hoewel iedereen denkt bezig te zijn met het belang van het bedrijf, ontstaat er in de praktijk juist verdeeldheid en frustratie. Volgens De alignmentpuzzel (vernieuwde editie), ligt de oorzaak daarvan meestal niet bij de medewerkers zelf, maar bij de manier waarop organisaties zijn ingericht. Het boek van de auteurs Hans Veltman, Jacques Adriaansen, Peter Morren en Rob Kwikkers, laat zien dat veel bedrijven onvoldoende samenhang hebben tussen strategie, processen, besturing en informatie. Daardoor ontstaan organisaties die uit losse eilandjes lijken te bestaan.

Wat betekent alignment?

Alignment betekent dat alle onderdelen van een organisatie in dezelfde richting werken. De strategie van het bedrijf moet aansluiten op de dagelijkse processen, de manier van besturen, de organisatiestructuur en de informatievoorziening. Pas wanneer die onderdelen goed op elkaar aansluiten, kan een organisatie effectief functioneren. Op de website bij het boek wordt alignment omschreven als:

“gezamenlijk en in verbondenheid werken aan een doel.”

Dat klinkt logisch, maar volgens de auteurs ontbreekt die verbondenheid in veel bedrijven. Afdelingen ontwikkelen hun eigen doelen, systemen en belangen. Daardoor ontstaat een situatie waarin collega’s eigenlijk niet meer vanuit hetzelfde geheel werken. Een opvallende vraag uit het boek laat dat goed zien:

“Waarom lijken je collega’s soms bij een heel ander bedrijf te werken?”

Die zin vat volgens de auteurs precies samen wat er in veel organisaties gebeurt.

De echte oorzaak van organisatieproblemen

Veel bedrijven denken dat problemen ontstaan door slechte communicatie of een verkeerde bedrijfscultuur. Volgens De Alignmentpuzzel ligt de oorzaak meestal dieper. Niet de mensen vormen het grootste probleem, maar het systeem waarin zij werken. Wanneer processen slecht zijn ingericht of afdelingen verkeerd worden aangestuurd, gaan medewerkers automatisch gedrag vertonen dat uiteindelijk schadelijk wordt voor het totaal. Mensen proberen dan vooral hun eigen afdeling goed te laten functioneren, terwijl de samenwerking met andere onderdelen van het bedrijf verslechtert. Daardoor ontstaan vertragingen, frustraties en fouten. Medewerkers raken gefrustreerd omdat ze afhankelijk zijn van andere afdelingen die andere prioriteiten hebben. Managers proberen vervolgens steeds meer controle in te bouwen, waardoor organisaties juist bureaucratischer worden. Het boek laat zien dat veel bedrijven daardoor vastlopen in:

• eilandjescultuur, inefficiëntie, interne conflicten en trage besluitvorming.

Volgens de auteurs ontstaat dit omdat organisaties vaak ontworpen zijn vanuit functies en afdelingen in plaats van vanuit het totale proces waarmee waarde voor klanten wordt geleverd.

De casus van JJ-Bicycles

In de video komt regelmatig de fictieve fietsenfabriek JJ-Bicycles terug. Deze case wordt gebruikt om te laten zien hoe misalignment ontstaat binnen een organisatie. Het bedrijf wil groeien en de commerciële strategie verandert. Sales probeert meer producten te verkopen en sneller op klantvragen in te spelen. Tegelijkertijd zijn productie, planning en logistiek daar niet goed op voorbereid. Daardoor ontstaan leverproblemen, voorraadproblemen en spanningen tussen afdelingen. De case maakt duidelijk dat een strategie niet alleen op papier hoeft te kloppen. Wanneer de interne organisatie niet meebeweegt, ontstaan er direct problemen in de uitvoering.

Volgens het boek moeten meerdere onderdelen altijd met elkaar verbonden blijven. Wanneer één onderdeel verandert zonder de rest aan te passen, raakt de organisatie uit balans.

Organisaties ontwerpen vanuit processen

Een belangrijk idee uit het boek is dat bedrijven niet moeten worden ingericht vanuit afdelingen, maar vanuit processen. Dat betekent dat organisaties moeten kijken naar de volledige route van klantvraag tot levering. De auteurs schrijven hierover:

“Ontwerp een bedrijf vanuit het primaire proces, niet vanuit de functies.”

Volgens hen denken veel organisaties nog te veel vanuit hiërarchie en afdelingen. Daardoor wordt samenwerking moeilijker gemaakt dan nodig is. Medewerkers focussen zich vooral op hun eigen deel van het werk, terwijl niemand het totale proces echt overziet. Procesdenken moet dat probleem oplossen. Het doel is dat alle onderdelen van het bedrijf samenwerken aan hetzelfde resultaat in plaats van elkaar tegen te werken.

Kritiek op moderne managementcultuur

De Alignmentpuzzel is ook kritisch op de manier waarop moderne organisaties worden bestuurd. Volgens de auteurs sturen veel bedrijven verkeerd doordat ze te veel nadruk leggen op individuele KPI’s en afdelingsresultaten. Afdelingen worden beloond voor hun eigen prestaties, terwijl samenwerking juist minder aandacht krijgt. Daardoor ontstaan tegenstrijdige belangen binnen dezelfde organisatie. Productie wil bijvoorbeeld maximale efficiëntie, terwijl sales maximale flexibiliteit wil. Finance wil kosten verlagen, terwijl klanten juist snelle service verwachten. Iedere afdeling probeert logisch te handelen vanuit zijn eigen doelstellingen, maar het totaal raakt daardoor uit evenwicht. Volgens de auteurs moeten organisaties daarom leren:

“Sturen op alignment en collectieve prestatie.”

Dat betekent dat bedrijven meer moeten kijken naar het gezamenlijke resultaat in plaats van naar losse afdelingen.

Het belang van informatie en systemen

De video laat ook zien dat informatiesystemen een grote rol spelen binnen organisaties. Slechte informatievoorziening zorgt ervoor dat afdelingen verschillende cijfers gebruiken en daardoor verschillende beslissingen nemen. Wanneer systemen niet goed op elkaar aansluiten, ontstaat er verwarring. Medewerkers verliezen overzicht en processen vertragen. Volgens het boek is IT daarom geen ondersteunende bijzaak, maar een essentieel onderdeel van een goed georganiseerde onderneming. Goede informatie zorgt ervoor dat afdelingen hetzelfde beeld hebben van de organisatie en gezamenlijk kunnen werken aan dezelfde doelen.

Waarom het boek relevant blijft

De kracht van De Alignmentpuzzel zit in de combinatie van theorie en praktijk. Het boek gebruikt herkenbare voorbeelden en laat zien hoe problemen ontstaan in dagelijkse organisatiesituaties. Tegelijkertijd biedt het een bredere bedrijfskundige visie op hoe organisaties beter kunnen functioneren. De auteurs combineren onderwerpen zoals:

• strategie
• supply chain management
• procesdenken
• organisatiekunde
• besturing
• informatiesystemen

Daardoor is het boek relevant voor managers, consultants, studenten en iedereen die wil begrijpen waarom organisaties vaak ingewikkelder functioneren dan nodig is.

Dus?

De Alignmentpuzzel laat overtuigend zien dat veel organisatieproblemen niet ontstaan door onwil of incompetentie van medewerkers, maar door een gebrek aan samenhang binnen het bedrijf. Wanneer strategie, processen, besturing en informatie niet goed op elkaar aansluiten, ontstaan automatisch conflicten, inefficiëntie en eilandjescultuur. Het boek maakt duidelijk dat organisaties niet moeten worden gezien als losse afdelingen, maar als één samenhangend systeem. Alleen wanneer alle onderdelen in dezelfde richting werken, kunnen bedrijven echt effectief functioneren. De centrale boodschap van het boek is daarom eenvoudig maar krachtig: goede samenwerking ontstaat niet vanzelf. Een organisatie moet bewust zo ontworpen worden dat mensen gezamenlijk aan hetzelfde doel kunnen werken. Zonder die alignment gaan zelfs goede medewerkers uiteindelijk langs elkaar heen werken.