Autoriteit Persoonsgegevens: ‘Screening social mediaprofielen van sollicitanten niet toegestaan!’
Een social media data analyse van een sollicitant of werknemer? Een organisatie mag niet zomaar naar de accounts van een sollicitant op Facebook, Twitter en andere sociale media kijken. Een bedrijfsrecherchebureau heeft daarom donderdag een tik op de vingers gekregen van de Autoriteit Persoonsgegevens, de privacywaakhond van de overheid.
Mediaprofielen
Onderzoeksbureau Hoffmann – zie hieronder – had de sociale mediaprofielen van sollicitanten uitgeprint en opgenomen in dossiers voor werkgevers. Ook het overzicht van vrienden werd vaak geprint. Die informatie was vaak irrelevant voor de baan, maar het ging wel om persoonlijke informatie over mensen.
Hoffmann heeft zijn manier van werken aangepast door alleen nog te zoeken naar ‘eventuele risico’s voor de betreffende functie en alleen de hiervoor relevante informatie op te nemen in het dossier’. Daarmee zijn de problemen opgelost, aldus de Autoriteit.
De aanpak van Hoffman:
Screenen met unieke Hoffmann Risico Methode Screening
Hoffmann maakt bij screening gebruik van de Hoffmann Risico Methode Screening. Functieprofiel, een terugkijktermijn, het aantonen of uitsluiten van voor de beoogde functie relevante risico-indicatoren en indien van toepassing, hoor- en wederhoor en weging van aangetoonde risico-indicatoren, vormen de grondslag van de methodiek. Hoffmann kan met deze methodiek op nauwkeurige wijze screenen op bijvoorbeeld thema’s als verstrengeling van belangen, eerlijkheid, financiële kwetsbaarheid en onafhankelijkheid.
Voorbeeld van een screeningstraject
U krijgt bij ons, zoals gezegd, altijd een screening op maat, die volledig is afgestemd op het risicoprofiel van de functie. Een voorbeeld van een screeningstraject is:
- Eén van onze specialisten bepaalt in overleg met u het risicoprofiel van de functie. Dit gebeurt op basis van een door u in te vullen ‘intakeformulier gerechtvaardigd belang’ (een opdrachtgever die de screening wil laten verrichten moet ingevolge de privacywetgeving, het gerechtvaardigd belang en de noodzakelijkheid voor het (laten) verrichten van screening aantonen). Onze specialist kan u hierbij adviseren.
- U brengt de kandidaat op de hoogte van het feit dat er een screening plaatsvindt. Het is aan te raden om dat ook in een wervingsadvertentie mede te delen.
- Onze specialist voert een passende screening uit, die gericht is op de te reduceren integriteitrisico(‘s).
- U ontvangt binnen de afgesproken tijd een schriftelijke rapportage.
Een screening kan onder andere bestaan uit het:
- vaststellen van de identiteit van de kandidaat en controle van het identiteitsbewijs op geldigheid en echtheid
- voeren van een intakegesprek over de kandidaat en de functie
- analyseren van een door een kandidaat ingevulde vragenlijst
- aanvragen en controleren van de Verklaring Omtrent Het Gedrag
- aanvragen en controleren van de Verklaring BKR
- onderzoeken van openbare registers, social media, databanken en overige bronnen
- analyseren van het curriculum vitae
- voeren van een gesprek met de kandidaat
- verifiëren van documenten en bescheiden zoals diploma’s, arbeidsovereenkomsten en andere (zakelijke) producties
- verifiëren van het zakelijk verleden en/of arbeidsverleden
- verifiëren van het opleidingsverleden in samenwerking met Dienst uitvoering Onderwijs (DUO)
